Opret ekstra arbejde

Ekstraarbejde bruges til at oprette time- og materialeregistreringer, der ikke er en del af den oprindelige ordre. Derfor kan du kun oprette ekstraarbejder på en ordre der allerede er godkendt. På den måde kan du let lave en samlet faktura på den oprindelige opgave samt de tilhørende ekstraarbejder.

Opret nyt ‘Ekstra arbejde’

Når du skal oprette ekstraarbejder på en arbejdsseddel kan du gøre det ved at klikke på ‘Opret ny’ -> ‘ Nyt ekstra arbejde’ eller oprette det via statusmenuen på arbejdssedlen som vist nedenfor.

Når du opretter ekstraarbejdet vil du blive bedt om at navngive dit ‘Ekstra arbejde’.

Arbejdssedlen for ekstraarbejder er lidt enklere end den almindelige arbejdsseddel og indeholder følgende afsnit.


Statusmenuen fungerer på samme måde som på hovedordren, den viser ekstraarbejdets status og give dig mulighed at påbegynde, afslutte og slette ekstraarbejdet.


Budget på ekstra-arbejde

Hvis du har en ordre med tilknyttet budget, tilføjes disse budgetlinjer automatisk også til de enkelte ekstra-arbejder.

På selve ordren kan du se et samlet overblik over budgetterne for både ordren samt alle ekstra-arbejder. Hvis du vil se det individuelle budget skal du gå ind på det enkelte ekstra-arbejde.

Hvis du fjerner budget på ordren, fjernes det også fra alle ekstra-arbejder.

Budget på ekstra-arbejde

 

Opret tilbud på ‘Ekstra arbejde’

Med ekstraarbejde funktionen kan du nemt håndtere mersalg i din forretning, hvis du får flere opgaver hos en kunde.

Når du opretter et nyt ekstraarbejde kan du vælge at oprette det som enten en tilbuds- eller ordrekladde.

Et tilbud på ekstraarbejde fungerer som et almindeligt tilbud. Tilbuddet bliver oprettet som en kladde, hvor du kan udfylde din kalkulation og dine tilbudsbeskrivelser.

Hvis du har oprettet tilbud på et eller flere ekstraarbejder kan du sende alle til kunden samtidig. Se eksempel nedenfor.

 

Du finder dit tilbudsdokument i menuen

Har du brug for at se dit tilbudsdokument i forbindelse med et ‘Ekstra arbejde’, kan du finde det oppe i menuen under pilen ‘Ekstra arbejde’.

 


Valg af faktureringstype for ’Ekstra arbejde’

Man kan på et ekstra arbejde vælge om man vil fakturere efter forbrug, kalkulation eller fast pris. Dette fungerer på samme måde som på ordren. Du skal blot klikke af, hvilken type du ønsker at benytte.

Valg af faktureringstype for ’Ekstra arbejde’

Tilknyt en medarbejder til ekstra-arbejde

For at en medarbejder får adgang til et ekstra-arbejde skal han først være tilknyttet til ordren. Det gør du ved at finde medarbejderen på listen til venstre (tilgængelige medarbejdere) og trække ham over i listen til højre (tilknyttede medarbejdere).

Så snart medarbejderen er tilknyttet, vil han kunne tilgå ekstra-arbejdet fra ordren.

Du kan tilknytte så mange medarbejdere som du har brug for.

Vil du gerne tilknytte medarbejdere fra andre afdelinger uden at ændre afdeling på hovedordren, kan du vælge afdeling på medarbejderne, dette filtrerer kun i de tilgængelige medarbejdere og vil ikke have indflydelse på selve hovedordrens afdeling.

Registrer materialer på ‘Ekstra arbejde’

Du registrerer materialer på ekstraarbejder under materialeregistrering direkte på arbejdsseddelen for ekstraarbejdet.

Registrer materiale på ekstraarbejder


 

Bestil grossistmaterialer til ‘Ekstra arbejde’

Du kan bestille varer hos dine grossister direkte til ekstraarbejdet på samme måde som du bestiller til hovedordren, se detaljeret guide her.


Registrer timer på ‘Ekstra arbejde’

Du kan registrere arbejdstid på ekstraarbejder samme steder som på hovedordren dvs. ‘Planlægning’, ‘Min tid’, ‘Min plan’ og ‘Ekstra arbejde’.

Husk at du altid kan søge på ordrenummeret for at finde tilhørende ekstraarbejder. Prøv evt. at søge efter ordrenummer eller ordrenavn.

Nedenfor er et eksempel fra “Min tid”:

Du registrerer tid ved at benytte knappen “Timeregistrering” under handlinger på ekstraarbejdet ligesom på den almindelige arbejdsseddel.


Fakturering af  ‘Ekstra Arbejde’

Når du skal fakturere dit ekstraarbejde, kan du vælge at samle det på samme faktura som hovedordren, eller på en separat faktura.

Efter du har tilføjet materialer og timer til fakturakladden vil linjerne blive låst og ligge under afsnittet ‘Materialer og timer låst til faktura’.

Låste timer og materialer fremgår også på hovedordren under ‘Materialer og timer låst til faktura’.

Under kolonnen  ‘Oprindelse’. Vil der på linjer fra hovedordren stå  ‘Ordre’  og på linjer der stammer fra ekstraarbejder vil navnet på ekstraarbejdet fremgå.


Oversigt over ‘Ekstra arbejde’

På din hovedordre, kan du se en tabel over alt ‘Ekstra arbejde’ der ligger på ordren. I tabellen kan du se omkostning, pris, dækningsgrad etc. på ekstraarbejdet. Desuden er det muligt at søge i tabellen for nemt at finde det ekstra arbejde du leder efter.

Oversigt over ekstra arbejde

 

 

Under tabellen kan du også se en samlet udregning af alle de tilhørende ekstraarbejder.

Oversigt over ekstra arbejde

 


Afslutning af ‘Ekstra arbejde’

Hvis man vil færdigmelde arbejdssedlen på ordren, skal alle arbejdssedler for ekstraarbejder være færdigmeldt. Forsøger man at færdigmelde en arbejdsseddel med ikke færdigmeldte ekstraarbejder, vil man få besked om at fortsætter man bliver ekstraarbejderne ligeledes færdigmeldt.

Færdigmelder du et enkelt ekstraarbejde påvirker det ikke de øvrige ekstraarbejder.

Fra statusmenuen på ekstraarbejde kan du også slette et oprettet ekstra arbejde.

Hvis du trykker “Slet” så sletter du ekstraarbejdet permanent. Har du registreret materialer eller timer, bliver du bedt om at vælge om de skal overføres til arbejdssedlen på hovedordren eller til et andet ekstraarbejde.